기업 전략과 Alignment 될 수 있게 하는 방법입니다

기업에서 실행되는 프로젝트가 기업의 전략과 Alignment되어야 지속적 성장이 가능합니다. 
기업의 성공을 위해서는 프로젝트가 전략과 정렬되는 것이 중요하다고 인정하는 기업 경영진이 88%에 달했습니다. 그러나 기업의 전략적 목표에 부합하도록 프로젝트를 정렬하는 경우는 56%에 불과한 것으로 나타났습니다. 프로젝트 매니지먼트 협회(PMI, Project Management Institute) 또한 기업들 가운데 61%가 수립된 전략과 일상적 비즈니스 실행 사이의 간극을 메우는 문제로 고민하고 있다고 지적하고 있습니다.
이러한 문제를 야기시키는 주요 원인 중 하나는 비용 관리, 품질 관리, 시간 관리 등 3대 자원 문제입니다. ‘트리플 제약(triple constraint)’이라고 불리기도 하며 비용, 품질, 시간 사이의 균형을 맞추는 것을 의미합니다.

비용, 품질, 시간 사이의 균형을 맞추는 것은 쉽지 않은 일입니다. 이를 달성하기 위한 6가지 질문입니다.

첫째, 프로젝트의 목적이 기업이 목표하는 바와 같은 방향을 향해 있는가?
한 조사에 따르면 기업의 전략적 목표와 같은 방향을 향해 있는 프로젝트는 그렇지 않은 경우보다 우수한 성과를 거두며 성공적인 전략을 도입하고 가치를 창출해 낼 확률이 두 배는 더 높습니다.
프로젝트에 들어가는 비용, 자원 사용, 시간의 가치를 최대화하기 위해서라도 프로젝트는 전반적인 비즈니스 목표에 부합하는 것이어야 합니다. 특히 상위 경영진들의 경우 프로젝트 시작 단계에서부터 그 프로젝트가 기업 전체의 목표에 부합하는 것인지를 면밀히 검토해야 합니다.

둘째, 프로젝트가 설정하는 범위가 현실적인가?
프로젝트가 기업 전략과 정렬되는지 여부를 분명하게 파악하는 것과 프로젝트의 범위가 현실적인지에 대한 판단은 서로 큰 연관성을 가지고 있습니다. 프로젝트의 시작부터 계획이 제대로 짜여있지 않으면 어떠한 성과도 낼 수 없기 때문입니다. 제 시간 안에 예산에 맞춰, 목표하던 품질의 프로젝트를 성공시키려면 처음부터 모든 관계자들 간의 지속적인 소통이 있어야 하며 주어진 시간과 자원 내에 프로젝트가 제대로 성사될 수 있을지 계속 고민해야 합니다.
세째, 모든 관계자들이 프로젝트에 참여하고 있는가?
해당 프로젝트에 누가 참여할 지, 왜 그 사람이 해당 프로젝트에서 그 역할을 맡아야 하는지를 신중히 고려해야 합니다. 각자의 역할과 참여도를 제대로 이해하고 있어야 합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트가 시작할 때부터 끝을 맺을 때까지 C-레벨 책임자들을 비롯하여 팀 멤버들, 기타 관계자들로부터 지원을 받고 이를 유지할 수 있어야 합니다. 지속적으로 관계자들과 소통하고, 변경 사항이 있을 때는 이를 빠르고 정확하게 전달하며, 모든 관계자들에게 방향을 제시하고 각자의 역할과 책임을 분명히 알려야 합니다.
네째, 프로젝트와 관련된 세부 사항들, 프로젝트 목표 등이 분명하게 공유되는가?
프로젝트의 목표와 구체적인 필요 조건들을 이해하고 커뮤니케이션을 통해 잘 전달할 수 있으면 파급 효과를 거쳐 프로젝트 성과도 좋아집니다. 반면 이러한 소통이 잘 되지 않을 경우 시간과 비용, 품질 측면에서 부정적 영향을 끼칩니다. 팀 멤버들과 프로젝트 관계자들은 자신들에게 요구되는 사항이 무엇인지, 그리고 그 이유에 대해 제대로 이해하고 있는지 분명하게 이해해야 합니다. 특히 프로젝트 매니저는 자신이 해야 할 일이 무엇인지, 언제 그러한 결과물을 내놓아야 하며 주어진 시간 및 자원 제약 하에서 어떻게 달성할 지 알고 있어야 합니다.
다섯재, 자원이 효율적으로 할당되고 계획되어 있는가?
프로젝트를 아무리 잘 기획하고 관리해도 자원 할당 문제에 부딪히는 경우가 종종 발생합니다. 효율적인 자원 스케줄링이 시간과 에너지 낭비를 줄여줍니다. 예를 들어 프로젝트 팀 멤버나 관계자들이 휴가를 떠나거나, 해당 프로젝트 외에도 다른 해야 할 일과 겹칠 경우 자원 부족 및 데드라인을 놓치게 되는 경우가 생깁니다. 그러나, 원활한 의사소통과 자원 관리를 위해 노력한다면 이러한 문제를 사전에 예측하고 대처할 수 있습니다. 프로젝트 스케줄링 과정에서 팀 멤버들이 과도한 업무나 빡빡한 스케줄에 지쳐버리지 않도록 유의해야 하며 이로 인해 데드라인을 놓치는 일이 없도록 해야 합니다.
여섯째, 프로젝트 관리 감독은 얼마나 세심하게 하고 있는가?
프로젝트를 전반적으로 세심하게 관리, 감독 함으로써 프로젝트 매니저는 문제가 발생하는 즉시 이를 간파하고 리스크의 범위를 축소할 수 있습니다. 특히, 미리 문제 발생을 예측할 수 있으면 더욱 여유를 갖고 유연한 계획을 세울 수 있습니다.
또한 이를 통해 좀 더 효율적으로 팀 멤버들과 협력하고 브레인스토밍 할 기회를 최대한으로 활용함으로써 시기 적절하게 문제 해결 솔루션을 제시하고 개선할 수 있게 됩니다. 프로젝트에서 발생하는 문제를 제 때 해결하지 않으면 프로젝트가 실패할 확률은 크게 늘어납니다.